Autisti per eventi: ospiti, relatori e staff da accompagnare
Un’azienda che invita ospiti a una convention, a un congresso o a tre giorni di fiera porta in città persone che non conoscono strade, ingressi e parcheggi. ToGet4U seleziona l’autista per eventi aziendali, fiere, congressi, convention e meeting che accompagna ospiti, relatori e staff dagli arrivi all’hotel e dall’hotel alla location. Gli orari li fissate voi, e il driver guida i mezzi della vostra azienda oppure quelli di un noleggiatore indicato nella richiesta.
Un autista per congressi accompagna i relatori dalla stazione alla sala dei lavori, mentre un driver per fiere fa la spola fra gli hotel e i padiglioni all’apertura e alla chiusura. Il servizio autista per eventi regge anche programmi di altra forma, come un roadshow a tappe, la visita in stabilimento di un gruppo di clienti o una cena di gala fuori città. Raccontate nella richiesta chi va portato, da dove e a che ora, e la selezione parte da lì.
Solo l’autista: il mezzo è vostro o del noleggiatore
Quello che ToGet4U vi fornisce è la persona al volante, mentre il mezzo è vostro: un’auto aziendale, uno più capiente per il gruppo o uno preso da un noleggiatore di vostra fiducia. Il driver porta ospiti, relatori, staff e partecipanti sulle navette fra hotel, fiera e location, e materiali, allestimenti e merci restano fuori anche quando il mezzo avrebbe spazio per caricarli. Se invece volete affidare l’evento per intero, dal brief al post-evento, il servizio da guardare è l’organizzazione di eventi aziendali.
Aeroporto, stazione, hotel e location: i trasferimenti del driver
Il driver lavora sul programma che gli consegnate prima dell’evento. All’arrivo aspetta ospiti e relatori in aeroporto o in stazione, all’ora del volo o del treno che gli avete segnato, e con un transfer diretto li porta in hotel oppure in location, se i lavori cominciano subito. Al driver chiediamo puntualità sugli orari concordati e riservatezza con chi siede dietro: un relatore che ripassa l’intervento o un ospite che parla di affari al telefono deve potersi dimenticare di chi guida. L’accoglienza all’ingresso della location la fanno invece le hostess e gli steward per eventi, che aspettano gli ospiti dove il driver li lascia.
Navette a orario fra hotel e padiglioni
Una fiera o un congresso di più giorni chiede navette a orario fra gli hotel dei partecipanti e la sede dei lavori. Le fasce orarie le decidete voi nella richiesta, e chi esce dall’hotel alle otto e un quarto conta di trovare la navetta già davanti alla porta.
Rientri a fine serata
Il rientro dopo la cena di gala chiude la giornata e va scritto nel programma come gli altri trasferimenti. Se l’ora di fine non si conosce, indicate la fine della serata come riferimento, così il driver sa fino a quando resta e voi sapete chi riaccompagna in hotel gli ultimi ospiti.
Patente, tipo di mezzo e lingue: cosa chiedere al driver
Il profilo del driver prende forma dalla richiesta, e conviene scriverla pensando a chi dovrà guidare al posto vostro. Partite dal mezzo, perché il tipo che metterete a disposizione stabilisce la patente che serve, e il numero di passeggeri dice se basta un driver o ne servono di più. Poi viene il calendario, con quanti trasferimenti, a che ora e con quali punti di ritiro e di arrivo.
Se tra gli ospiti ci sono stranieri, indicate le lingue che il driver deve parlare, anche solo per accoglierli all’arrivo e spiegare il tragitto. Mettete nella richiesta anche il dress code che volete al volante e l’esperienza su eventi simili, se vi serve qualcuno che conosca già il ritmo di una fiera. Sono requisiti che fissate voi, e l’Event Manager li usa per preselezionare i profili da proporvi.
Come funziona la selezione dei driver
Basta una richiesta di preventivo gratuita e senza impegno, scritta senza registrarvi, con città, date, mezzi e trasferimenti. L’Event Manager che segue la richiesta vi manda il preventivo e, quando lo accettate, preseleziona i driver adatti e vi manda il link con i loro profili: siete voi a confrontarli e a scegliere chi guiderà. Il contratto vi arriva via email, mentre il driver firma il suo in digitale sulla piattaforma. Prima dell’evento il driver riceve un briefing con orari, punti di ritiro, dress code e referenti in loco, così sa chi chiamare se un volo atterra in ritardo o un relatore anticipa il rientro. L’Event Manager segue l’evento a distanza.
Perché scegliere ToGet4U per i driver
La rete di ToGet4U conta oltre 50.000 professionisti iscritti, e nel 2025 la piattaforma ha gestito più di 1.800 eventi. Più di 1.300 clienti e partner lavorano già con ToGet4U. Nelle settimane di punta il 90% delle selezioni si chiude entro 48 ore.
Il contratto vi arriva via email e la fattura è 100% deducibile IRES e IRAP. Chi si mette al volante lo decidete voi sui profili preselezionati, perché «lo staff lo scegli TU». Il driver è una delle figure dello staff per eventi, il catalogo in cui un congresso con relatori esteri trova anche gli interpreti e la security.