Organizzazione di congressi medici ed ECM
Se organizzate un congresso medico o un evento ECM, ToGet4U® vi affianca sulla parte operativa: staff in sala, accrediti e supporto alla segreteria. Un Event Manager dedicato segue l’evento dalla richiesta al post-evento e vi presenta i profili disponibili, così la scelta delle persone resta vostra. Richiedi un preventivo gratuito descrivendo il congresso: tipo di evento, sede, date e figure che vi servono.
Un evento accreditato ECM ha esigenze che un convegno aziendale non ha. Si registrano i partecipanti al banco accrediti, si rilevano le presenze in ingresso e in uscita, si distribuiscono e si ritirano i questionari, si consegnano gli attestati di partecipazione. Il provider riconosce i crediti solo a chi risulta presente per il tempo richiesto e supera la verifica di apprendimento: per questo la firma di presenza non è una formalità. Sono attività operative e le svolge lo staff, che noi selezioniamo e coordiniamo. L’accreditamento dell’evento resta in capo al provider ECM, e su quel fronte non entriamo.
Cosa include il servizio di staff per congressi medici ed ECM
Le figure si combinano nella stessa commessa e nello stesso preventivo, sulla base di sale, turni e giornate del programma.
Hostess ECM al banco accrediti e in sala
Le hostess ECM si occupano di accoglienza, banco accrediti, verifica dei badge e rilevazione delle presenze. Durante le sessioni assistono relatori e partecipanti, e a fine lavori raccolgono i questionari compilati.
Interpreti per le sessioni con relatori stranieri
Quando in programma ci sono relatori che parlano un’altra lingua, servono interpreti per congressi. Nella richiesta indicate le lingue, il numero di sessioni e se vi serve la simultanea o la consecutiva: su questi dati si cercano i profili.
Accrediti, badge e cartelline congressuali
Lo staff prepara le cartelline congressuali, consegna i badge e accoglie i partecipanti al desk accrediti. All’apertura dei lavori è la prima postazione che i partecipanti incontrano. Se la registrazione resta aperta anche nei giorni successivi, il desk si copre con i turni che fissate nel piano.
Supporto alla segreteria organizzativa e scientifica
Al desk informazioni lo staff risponde alle domande dei partecipanti, distribuisce i moduli di valutazione e consegna gli attestati. A fine giornata cura la riconsegna dei materiali. Il programma scientifico e le verifiche per i crediti restano alla segreteria scientifica e al provider.
Staff di sala per le aule parallele
Con più sessioni nello stesso orario servono persone che orientino i partecipanti verso l’aula giusta. Gli steward accolgono agli ingressi delle sale, le hostess portano il microfono al pubblico durante le domande, e lo staff accoglie gli ospiti al guardaroba e nell’area poster.
Affiancamento a provider ECM, PCO e segreterie organizzative
Se il congresso ha già un PCO o una segreteria organizzativa, lavoriamo dentro il vostro piano operativo, con i turni e il numero di persone che la sede richiede. L’Event Manager resta il vostro referente per tutto ciò che riguarda lo staff. Le altre voci che possono entrare nella stessa richiesta sono raccolte fra i servizi per eventi.
Come organizziamo il congresso
Obiettivi e sede. Raccogliamo il brief: partecipanti attesi, sale in parallelo, orari delle sessioni, posizione dei varchi e della segreteria. Per un evento ECM conviene indicare anche come il provider rileva le presenze, con la firma o con il badge. Da lì dipende quante postazioni servono in ingresso e in uscita.
Budget. Il preventivo si costruisce su figure, turni e giornate, ed è gratuito e senza impegno. L’assicurazione dello staff e gli oneri burocratici sono a carico della piattaforma, non vostro.
Staff. Nella richiesta indicate i requisiti che contano per voi, come le lingue o l’esperienza su eventi accreditati. L’Event Manager preseleziona i profili su quella base e ve li presenta. Decidete voi chi lavora al desk e chi in sala.
Pianificazione. Fissiamo turni e postazioni prima dell’apertura dei lavori. Il briefing allo staff copre dress code, orari, postazioni e referenti: ogni persona sa dove lavora e a chi rispondere. Fornitori. Concordiamo con la sede e con la segreteria organizzativa gli orari di allestimento del desk, perché lo staff arrivi quando le postazioni sono pronte. Se servono anche il catering o lo staff per la cena sociale, possono entrare nella stessa richiesta.
Organizzazione di congressi medici a Milano, Roma, Firenze e altrove
Per un congresso medico a Milano, a Roma o a Firenze la richiesta parte dagli stessi dati: sede, giorni, sale in parallelo e partecipanti attesi. Vale anche per un corso ECM in un’aula universitaria, in un ospedale o in un hotel di provincia. La proposta arriva con i profili disponibili per quella città e per quelle date. Fuori dall’Italia il percorso non cambia: operiamo anche in Germania e Spagna.
Accanto ai congressi con plenaria ci sono incontri più piccoli: un aggiornamento per infermieri, un simposio satellite, un corso pratico a numero chiuso, l’assemblea di una società scientifica. Anche lì servono accoglienza, firme di presenza e qualcuno che segua i relatori, con numeri e turni diversi. Nella richiesta raccontate il vostro incontro: che cosa è, dove e quando si tiene, quali figure pensate di chiedere.
Perché scegliere ToGet4U per un congresso ECM
La rete conta oltre 50.000 professionisti iscritti, in Italia e nei principali mercati europei. È la scala che permette di coprire anche le sedi lontane dalle grandi città. Nelle settimane di punta il 90% delle selezioni si chiude entro 48 ore. Nel 2025 abbiamo gestito più di 1.800 eventi, e fra i tanti seguiti c’è anche un Congresso ECM a Torino. ToGet4U aderisce a Federcongressi & Eventi.
Ogni collaboratore firma un contratto digitale in piattaforma e conosce il compenso prima di accettare. Per voi significa un interlocutore solo, nessuna gestione burocratica e una fattura deducibile al 100% IRES e IRAP. Il principio è quello che regge la piattaforma: lo staff lo scegli TU e al tuo Evento ci pensiamo Noi.