Come funziona ToGet4U, per un’azienda che deve portare staff a un evento: si scrive la richiesta, arriva il preventivo e, una volta accettato, i profili disponibili, si sceglie chi lavorerà. Un Event Manager segue il percorso dalla prima riga del brief al post-evento. Su ToGet4U® lo staff lo scegli TU e al tuo Evento ci pensiamo Noi.
Il metodo in tre passi
- Scrivi la richiesta. Indichi le figure che ti servono, la città, le date e gli orari. Non devi registrarti e non devi aprire un account.
- Ricevi la proposta. Ti inviamo un preventivo gratuito e senza impegno. Una volta accettato, ricevi anche i profili disponibili per l’evento.
- Confronta e scegli. Guardi i profili preselezionati e decidi chi vuoi al tuo Evento.
Il flusso operativo passo per passo, fino al pagamento dello staff, sta nella pagina come funziona per le aziende.
Quello che ricevi dipende molto da come è scritta la prima riga. Figure, città e date sono il minimo per far partire il lavoro; orari, mansione e lingue richieste stringono la selezione già al primo giro.
Le figure che entrano nella proposta
Con lo stesso percorso si chiedono hostess e steward per accoglienza, accredito e assistenza in sala, promoter per le attivazioni nei punti vendita e per le campagne di field marketing, modelle e modelli per sfilate, shooting e presentazioni di prodotto. Accanto a queste figure la proposta può portare interpreti, hostess ECM per i congressi medici, animatori e animatrici, barman, camerieri, chef, comparse, DJ e ragazze immagine.
Il formato dell’evento pesa meno di quanto sembri. Una fiera di tre giorni, un congresso ECM, un family day aziendale, l’apertura di un punto vendita o una cena di gala passano tutti dallo stesso percorso: cambia la composizione della squadra, non il modo di chiederla. Se il tuo appuntamento non assomiglia a nessuno di questi, raccontalo con parole tue nella richiesta: tipo di evento, date, luogo e figure che immagini in sala.
Un Event Manager dalla richiesta al post-evento
Ogni cliente aziendale ha un Event Manager dedicato: una persona, non un centralino. Legge il brief e capisce che cosa serve davvero in quel contesto, preseleziona i profili, tiene i contatti con lo staff che hai scelto e resta il tuo riferimento anche dopo, quando ci sono le pratiche da chiudere o la data successiva da programmare. È il punto in cui il metodo si distingue da un portale di annunci. La tecnologia riduce i tempi di scouting e di contrattualizzazione; la responsabilità operativa resta di una persona con nome e cognome, che risponde quando la chiami.
Il giorno dell’Evento il suo ruolo cambia con il tipo di incarico. Quando l’organizzazione dell’evento è nostra, l’Event Manager è in loco: sopralluogo della location, coordinamento dei fornitori, presidio degli spazi, gestione di ingressi e uscite. Quando l’incarico è la sola fornitura di staff, l’Event Manager segue l’evento a distanza e il sopralluogo dipende dal caso. Il briefing c’è in entrambe le situazioni e copre dress code, orari, postazioni e referenti in loco.
Lo staff lo scegli TU
La preselezione la facciamo noi, la decisione resta tua. Sui profili che ricevi vedi servizi, esperienze e disponibilità, e componi la squadra come la vuoi: non ti arriva un nome imposto da chi ha gestito la pratica per primo. Se ti servono requisiti particolari, li scrivi nella richiesta: una lingua straniera, la taglia per la divisa del brand, l’abitudine a lavorare su uno stand. Sono indicazioni che dai tu e che orientano la preselezione, non caratteristiche valide per tutta la rete.
È anche una questione di tempo. Nelle settimane di punta il 90% delle selezioni si chiude entro 48 ore, perché i professionisti sono già in piattaforma con il profilo aggiornato e la loro disponibilità dichiarata. Quando organizzi una fiera o un congresso, sapere chi sarà allo stand tre settimane prima vale quanto il prezzo.
Che cosa comprende il preventivo
Il preventivo è comprensivo di tutto: l’assicurazione sullo staff e gli oneri burocratici sono a carico della piattaforma, non tuoi. Fee di agenzia, lavoro dell’Event Manager, costi di trasporto dello staff e ogni altro onere: è tutto compreso. Per le aziende italiane la fattura è 100% deducibile IRES e IRAP.
Un listino non lo troverai, e non è una reticenza: figure, ore, città e durata cambiano il conto ogni volta, quindi il prezzo si costruisce sulla richiesta. Per riceverne uno bastano tre informazioni: figure, città e date. Le scrivi nel form richiedi preventivo.
Quanto ci vuole ad avere la proposta dipende dalle figure, dalle date e dal numero di persone. Una hostess per una mattinata e venti steward su tre giorni non si preparano allo stesso modo.
La scala che tiene in piedi il metodo
Un metodo così funziona solo se dietro c’è una rete abbastanza grande da reggere le richieste fuori dai capoluoghi e le date in cui tutti cercano staff nello stesso fine settimana. Oggi contiamo oltre 50.000 professionisti iscritti, più di 1.800 eventi gestiti nel 2025 e oltre 6.000 dall’avvio, con più di 1.300 clienti e partner che tornano. Operiamo in Italia, Germania e Spagna, con la sede a Torino. ToGet4U è la piattaforma di ASDM S.r.l., socia di Federcongressi & Eventi: la storia dell’azienda e le persone che la guidano stanno nella pagina chi siamo.
L’idea è nata proprio in trasferta, a una fiera in Germania, confrontando i preventivi delle agenzie per una sola hostess. Il portale è online dal gennaio 2021 e la Germania è oggi il primo mercato estero della piattaforma.
Come funziona ToGet4U per chi cerca lavoro negli eventi
Il metodo ha un secondo lato, e riguarda chi agli eventi ci lavora. Per hostess, steward, promoter, modelle e modelli, interpreti e le altre figure del catalogo il percorso parte dalla registrazione gratuita: il servizio per i professionisti non ha costi.
Dopo l’iscrizione si costruisce il profilo, con i servizi offerti, le esperienze, le città e le disponibilità. Le offerte si consultano dall’area riservata e dall’app, che esiste per iOS e per Android. La candidatura è autonoma: la manda il professionista, non un’agenzia che decide al suo posto.
Il compenso è indicato in ogni offerta di lavoro e si conosce prima di accettare. Il contratto si firma in digitale, dentro la piattaforma. Anche l’ultimo passo del metodo dipende dall’inquadramento: chi ha partita IVA riceve il compenso alle condizioni stabilite di volta in volta, i collaboratori occasionali alle date prestabilite, con la possibilità di richiederlo in anticipo dall’app.