Ferias y congresos: acreditación, recepción y asistencia en sala
Las ferias y los congresos son la familia más exigente, porque el público llega de golpe. La primera persona que encuentra el visitante en nombre del organizador es alguien detrás de una mesa. El trabajo operativo cubre acreditación, recepción y puntos de información, guía hasta el stand y asistencia en la sala de conferencias. Esas tareas marcan la primera impresión del evento y se hacen justo cuando la cola es más larga. En esta familia hemos gestionado más de 3.000 eventos, entre ellos los stands del Salone del Libro (Turín), el Congresso dei Ministri d’Europa (Turín), el Congresso Randstad (Reggia di Venaria), todas las principales ferias de Italia y muchísimos congresos nacionales e internacionales. Un congreso médico, como formato, requiere una figura específica, la azafata médica, que registra la asistencia según las normas del proveedor de acreditación.
En todos los congresos las tareas se parecen, mientras que la logística cambia con el recinto. Un congreso en un edificio histórico se prepara de manera distinta a uno en un centro de congresos moderno: las rutas, los accesos y las ventanas de montaje no son los mismos y hay que acordarlos antes con quien gestiona el espacio. También cambia con el público. Cuando es internacional, el idioma pasa a ser un requisito que la empresa indica en la solicitud, y la selección parte de ahí, con intérpretes o con azafatas que hablan una lengua concreta.
Eventos corporativos y family days para el propio personal de la empresa
Un family day mira hacia dentro, hacia los empleados de la empresa y sus familias, y eso determina el perfil del personal. En un family day intervienen animadores, personal de bienvenida y personas que atienden las actividades de adultos y niños, con el ritmo del día marcado por las familias que participan. En un evento corporativo el registro se desplaza hacia la hostelería formal y la guía de invitados. En ambos formatos el cliente es un departamento interno de la empresa, con un único contacto al que llamar: su Event Manager.
Moda y lujo: presencia cuidada y discreción
Entre los muchos eventos seguidos en esta familia, entre los más prestigiosos están el Evento Bulgari (Milán), el Party Ferrari (Monte Carlo) y el Evento Tiffany (Bolonia). En entornos así el personal tiene que ser impecable y discreto a la vez, porque la hostelería formal y la guía de invitados entre espacios no dejan margen a la improvisación. Por eso los perfiles se eligen por presencia y experiencia relevante, además de por disponibilidad en la fecha.
El Party Ferrari en Monte Carlo recuerda que nuestra cobertura no termina en la frontera italiana: la plataforma selecciona profesionales en ciudades de toda Europa.
Retail y fitness: personal en el punto de venta
En retail y fitness hemos acompañado a cientos de marcas en sus promociones, de los supermercados ALDI de toda Italia a Deichmann, KFC o JYSK, y a cadenas de gimnasios como Anytime Fitness y Virgin. Es la familia que más se diferencia de las demás, porque aquí el público está en movimiento, así que el personal tiene que captar la atención de quien pasa. El trabajo típico es el field marketing y la promoción en tienda, con el promotor como figura clave, formado en la marca antes de salir a la sala de ventas. Esa formación y la cobertura de las franjas horarias adecuadas dependen de la información que la empresa nos da al principio.
El Event Manager detrás de cada formato
Trabajamos igual sea cual sea el formato. Llega la solicitud con las figuras, la ciudad y el periodo, y preparamos un presupuesto completo; cuando lo aceptas, te enviamos los perfiles disponibles. Tú comparas esos perfiles y eliges al personal, que es la promesa sobre la que se construye ToGet4U. A partir de ahí la coordinación es nuestra, de los contratos con el personal al después del evento, con el Event Manager como contacto en cada fase.
El tamaño de la red es lo que permite que el mismo servicio llegue más allá de las grandes ciudades: hay más de 50.000 profesionales registrados en la plataforma, y trabajamos con más de 1.300 clientes. ToGet4U® es la plataforma de ASDM S.r.l., con sede en Turín, cuya historia se cuenta en quiénes somos. Nuestras asociaciones y colaboraciones están en colaboradores y clientes.
Team building, catering y los formatos que el portfolio no recoge
Las entradas del portfolio son las que podemos nombrar, y el catálogo de servicios es más amplio: organización de eventos, congresos médicos, family days, field marketing, promoción en tienda, team building y catering de eventos. Una jornada de team building necesita personal que dirija la actividad y la mantenga a tiempo, con una coordinación que los participantes casi no notan. El catering para eventos incorpora chefs, bármanes y camareros, cuyo trabajo se ajusta a los tiempos del día. Si el formato que tienes en mente no se parece a ninguna entrada del portfolio, lo más útil es describirlo, con el tipo de evento, las fechas, el lugar y las figuras que necesitas, porque la propuesta se construye sobre eso.
Una feria, un congreso, un family day o una activación en tienda siguen la misma estructura de servicio, y lo que cambia son las figuras y el número de días. Con las figuras, la ciudad y las fechas, solicita presupuesto gratis y sin registrarte: cuando aceptes el presupuesto, recibirás los perfiles que tu Event Manager ya ha preseleccionado.